Проектный офис

I. Общие положения 

Проектный офис создается и ликвидируется приказом Генерального директора Управляющей Компании.Проектный офис подчиняется руководителю Проектного офиса Компании.

В своей деятельности Проектный офис руководствуется следующими документами

  • Уставом Компании.
  • Настоящим положением
  • Стандартами и Положениями, включенными в структуру документов Корпоративного стандарта управления проектами.
  • Положением об оплате труда
  • Правилами внутреннего трудового распорядка

Основной целью деятельности Проектного офиса является обеспечение необходимого качества управления портфелями проектов Компании за счет формирования и своевременного предоставления достоверной информации по Проекту руководству Компании, Заказчикам проектов и другим участникам процесса управления.

II Структура

Структуру и штатную численность Проектного офиса утверждает Генеральный директор Компании, исходя из условий и особенностей деятельности Компании.

Проектный офис имеет в своем составе следующие единицы:

  • руководитель Проектного офиса
  • менеджер Проектного Офиса
  • специалист Проектного Офиса

В случае обоснованной необходимости, по представлению  руководителя Проектного офиса и по распоряжению Генерального директора, Проектный Офис имеет право временно  привлекать иных специалистов:

  • специалистов функциональных подразделений и отделов компаний
  • специалистов по консалтингу за пределами Компании (аутсорсинг)
  • менеджеров проектов — в случае незанятости на проектах

III Цели

Основными целями создания Проектного офиса являются:

Обеспечение информационной, аналитической и административной поддержки процесса управления Проектом.

Внедрение и поддержка единого стандарта и методологии управления и отчетности по проектам

Внедрение единой системы информирования заинтересованных сторон о ходе работы над проектами

Создание архивной базы завершенных проектов

Осуществление процедур эффективного мониторинга и контроля планирования и исполнения в целях оптимизации работ по проектам

IV Функции

Основными функциями деятельности Проектного офиса являются:

Предпроектный анализ 

  • Анализ и проверка  идей к рассмотрению Проектным комитетом.

Инициация проектов 

  • Проверка соответствия подготовки проекта Корпоративному стандарту управления проектами и  Правила создания и ведения проектной документации.
  • Анализ необходимой детализации проектных документов.
  • Анализ корректности проектных документов

Мониторинг и анализ хода проектов 

  • Контроль расписания проекта,
  • Контроль стоимости проекта и целесообразности изменения стоимости
  • Контроль и мониторинг  использования ресурсов
  • Контроль рисков проекта
  • Мониторинг коммуникаций проекта (по плану коммуникаций)

Мониторинг хода исполнения проекта, мониторинг базовых и актуальных показателей, их релевантных изменений.

Подготовка регулярных сводных отчетов для CEO о ходе выполнения проектов Компании.

Исполнение  документооборота между Проектным Офисом и другими участниками проектов

Планирование, подготовка и протоколирование  совещаний Проектного Комитета, а также иных совещаний с участием заинтересованных сторон проектов

Завершение проектов 

  • Архивирование завершенных и закрытых проектов
  • Анализ завершенных и закрытых проектов
  • Создание базы данных для использования в будущих проектах
  • Выделение типовых фрагментов и нормативов, пригодных для использования в аналогичных фазах
  • Выделение эффективных инструментов и решений для использования в будущих проектах

Управление проектной методологией и документацией

Актуализация Корпоративного стандарта управления проектами

Разработка и поддержка процедур документооборота в соответствии со структурой и назначением документов Корпоративного стандарта управления проектами:

Организация обучения сотрудников компании, вовлеченных в проектную деятельность, по темам, связанным с навыками управления и исполнения проектов, владения программными инструментами, используемыми в проектном управлении, и другим темам в рамках компетенции Проектного офиса

V Права Проектного офиса

Проектный офис имеет право:

  • запрашивать от подразделений Компании, причастных к реализации Проекта, сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Проектный офис задач;
  • требовать от руководителей Проекта своевременного предоставления информации о ходе реализации Проекта.
  • пользоваться в установленном порядке бухгалтерской, статистической, управленческой информацией о ходе реализации Проекта, а также разъяснений по предоставленным данным; и иной отчетностью Компании при выполнении возложенных на Проектный офис задач;
  • инициировать любые изменения в ходе реализации Проекта в установленном порядке;
  • приглашать на совещания, проводимые Проектным офисом, представителей подразделений и отделов Компании, филиалов, дочерних и зависимых обществ и сторонних организаций;
  • готовить в пределах своей компетенции инструктивные документы, обязательные для исполнения участниками Проекта;
  • участвовать в проводимых Компанией, ее филиалами и другими структурными подразделениями совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции Проектного офиса;
  • руководитель Проектного офиса имеет право обращаться к руководителю проекта по вопросам и предложениям, связанным с реализацией Проекта.
  • Ответственность Проектного офиса

Участники Проектного офиса несут ответственность за качество, актуальность и достоверность формируемых ими методологических, отчетных и аналитических материалов, своевременность их представления, соответствие материалов требованиям CEO Компании и участников Проекта.