Администратор проекта

Цель должности

Реализация задач и организация процедур для структурирования, формирования и наполнения архива проектной документации. Сбор, консолидация и распространение отчетной информации по проекту.

Работник, занимающий данную должность, наделяется следующими полномочиями:

  • Требовать у членов команды проекта соблюдения правил оформления внутренних и внешних документов проекта;
  • Запрашивать у членов команды проекта документы для размещения в архиве проекта;
  • Запрашивать у членов команды управления проектом информацию для подготовки отчета о ходе реализации проекта;
  • Регулярно направлять Руководителю проекта отчет о ходе реализации проекта;
  • Направлять информационные письма относящиеся к совещанию по проекту всем участникам данного совещания, в т.ч письма содержащие информацию о:
    • дате, времени, месте проведения и повестке совещания;
    • принятых в ходе совещания решениях (в т.ч. письма касающиеся согласования протокола);
    • другие вопросы совещания по проекту (в т.ч. организационные).
  • Уточнять у участников совещания (как во время, так и после его проведения) информацию для занесения в протокол;
  • Принимать иные необходимые меры для организации совещания по проекту.

Работник, занимающий данную должность, несет ответственность за:

  • Ведение архива документации по проекту, в т.ч. за:
    • Соблюдение правил учета документов в архиве;
    • Доступность документов в архиве проекта;
    • Полноту архива проекта;
    • Актуальность архива проекта.
  • Отчет о ходе реализации проекта, в т.ч. за:
    • Регулярность его представления Руководителю проекта;
    • Полноту предоставляемой информации.
  • Организацию совещаний по проекту, в т.ч. за:
    • Своевременное бронирование помещения;
    • Своевременное информирование участников совещания о дате, времени, месте проведения и повестке совещания;
    • Соблюдение внешними участниками совещания контрольно-пропускного режима;
    • Организацию необходимого технического обеспечения совещания.
  • Протоколирование совещаний по проекту, в т.ч. за:
    • Подготовка протокола совещания;
    • Согласование протокола совещания;
    • Доведение протокола до всех участников совещания.
  • Соблюдение норм и правил, закрепленных в нормативных документах Компании;

Разглашение информации, полученной в ходе своей деятельности в Компании, лицам, неуполномоченным иметь доступ к такой информации, в том числе коммерческой, государственной или иной тайны.